PDF校正の良い点・悪い点

PDF校正を使ってオンライン校正を実現することによって、作業時間を大幅に削減し、制作業務のDX化を進めることができます。

良い点

  • 文章校正の一部を自動化し、作業時間を大幅に削減できる
  • データ上のみで業務が完結することで、ペーパーレス化や完全リモート対応が実現できる
  • 手書きの煩雑さがなくなることによって、テキストの反映漏れが防止できる
  • 手書き文字が読み取れない問題が発生しなくなる
  • 修正履歴がデータで残ることによって、後からトラブルが発生した際に確認しやすくなる
  • 修正箇所を反映する際、指示が漏れにくい

■画像（時間削減）

悪い点

  • 手書きならではの視認性の高さが損なわれる可能性がある
  • Acrobatは同時作業ができないため、複数人でチェックする場合には、ワークフローを検討する必要がある
  • 現状、紙や他のツールで運用している場合、一定の慣れが必要
  • 手書き校正には対応できない

PDFを使ったオンライン校正の流れ

それでは、実際にAcrobatを使ったオンライン校正で業務を効率化する方法をご紹介します。

ステップ1. Adobe Acrobatの用意

Acrobatが搭載されていないPCの場合には、Acrobatをダウンロードします。表示・コメントの追加ができれば問題ないため、無料の「Adobe Reader」以上であれば問題なく利用できます。

ステップ2. 原稿を校正してコメントする

PDFデータ上で校正を行ったら、該当箇所を選択して、コメントのマークをクリックします。

コメントを追加

コメントを記載して、投稿をクリックします。必要な場合には「@」ボタンを押した後、担当者をメンションします。

投稿をクリック

ステップ3. 校正指示を共有する

修正箇所が記載されたPDFデータを、デザイン担当者に対して、メールやサーバー経由で共有します。

ステップ4. 修正箇所を反映する（デザイン担当者）

デザイン担当者は、PDFデータのコメントを見ながら修正箇所を反映します。

反映の流れ

  • コメントを確認しながら修正箇所を反映する
  • 反映の都度、コメントのステータスを「完了」にする
  • 修正指示の内容が不明瞭な場合には、コメントを追記する
  • 反映が完了したら、ステータスをソートして、必要な箇所が「完了」になっているかどうかを確認する

※Illustratorでアウトライン化を行ったテキストについては、PDF上で注釈を付けることができなくなるため、アウトライン化は行わないようにします。

PDF校正で制作業務を完全にデジタル移行する

PDFを使ったオンライン校正の方法をご紹介しました。Acrobatを使うことによって、業務のデジタル化が実現できます。

日本全体で労働人口が減少している状況であるにもかかわらず、校正が必要な文章の数は減少していません。企業や制作物に期待される水準が下がっているわけでもありません。このような中、より競争力の高い部門や企業を作り出していくためには、それぞれの業務のDX化が欠かせません。今やDXは経営課題です。ツールを使いこなし、生産性を向上させる最適なフローを生み出しましょう。